Política de tratamiento de datos personales
Política de tratamiento de datos personales EM Abogados Legal Services:
Objetivo:
A continuación, se establecen las políticas de tratamiento de datos personales por parte del EM Abogados Legal Services S.A.S., en adelante EM Abogados, la cual es una entidad de carácter privado. En este documento se describen los mecanismos mediante los cuales se garantiza un manejo correcto de los datos personales recolectados que se almacenan en sus bases de datos y se indican las acciones que tienen los interesados para el ejercicio de sus derechos conforma a la legislación colombiana.
Finalidad:
La información recolectada por el EM Abogados tiene como propósito cumplir con el objeto social consistente en la prestación de servicios jurídicos a personas naturales y a empresas. En virtud de la relación contractual, los datos se recolectan, almacenan, usan y transfieren a entidades públicas y privadas localizadas dentro y fuera de Colombia.
Finalidad del tratamiento de datos personales:
La información sobre proveedores, socios y empleados se recolecta, almacena y se le da tratamiento con el fin:
- Mantener relaciones de carácter laboral y comercial.
- Cobro y pago de obligaciones económicas
- Envío y recepción de piezas publicitarias, mediante medios electrónicos o físicos
- Almacenamiento en nuestras bases de datos
La información de los clientes se almacena con el siguiente fin:
- Poder adelantar todas las gestiones judiciales y/o administrativas encargadas por estos y para el cumplimento del contrato suscrito.
- Envío y recepción de piezas publicitarias, mediante medios electrónicos o físicos
- Envío de noticias y documentos académicos.
- Realizar estudios de mercado.
- Almacenamiento en nuestras bases de datos
Vigencia:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2023.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla la finalidad prevista, los datos recolectados serán conservados solo para fines de envío de piezas publicitarias de los servicios de EM Abogados y para archivo de acuerdo con lo señalado en la Ley.
Ámbito de aplicación:
Esta política de protección de datos se aplicará a las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento de EM Abogados como responsable de su tratamiento.
Igualmente se aplicará a todos los colaboradores y proveedores con los cuales, por necesidad de cumplir con los servicios jurídicos contratados, deban compartirse los datos personales recolectados y almacenados por el Em Abogados.
Responsable del tratamiento de datos personales:
El responsable del tratamiento de los datos personales de los interesados será EM Abogados, en cabeza de su representante legal, quien dará tratamiento de conformidad con la legislación colombiana.
Destinatarios de los datos personales:
Los datos personales de los clientes que sean recolectados serán compartidos con entidades públicas, privadas y con personas naturales necesarias para el cumplimento del servicio jurídico objeto del acuerdo contractual. Igualmente, con personal interno y externo que sea necesario para el cumplimiento del objeto contractual, tales como recursos humanos, encargados, abogados asociados y peritos.
EM Abogados podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Estos terceros darán estricto cumplimiento a las medidas de seguridad necesarias para impedir la sustracción, eliminación o modificación no autorizada de los datos personales de los interesados. Cuando estos terceros se encuentren en el extranjero, deberán cumplir con los estándares establecidos en la legislación colombiana y en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea.
Legitimación para el tratamiento:
El tratamiento de datos realizado por EM Abogados está legitimado en los contratos que se suscriban entre clientes, proveedores y trabajadores con EM Abogados, además de la legislación colombiana, especialmente en los artículos 4 y 5 del Decreto 1377 de 2014, artículos 2 y 9 de la Ley 1581 de 2012.
Medidas de seguridad:
Em Abogados manejará la información recolectada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulenta, entre las cuales se encuentran, sin limitarse a estas, las siguientes:
- Seudonimización y cifrado de datos personales.
- Capacidad de restaurar el acceso a los datos personales de una manera pronta, en caso de un quiebre de seguridad.
- Procedimientos que limiten el acceso físico a las instalaciones donde se encuentren almacenados los sistemas de información.
- Nombramiento de un responsable para la protección de datos y aplicación de la normatividad.
- Procedimientos de notificación oportuna a los interesados cuando exista un incidente que ponga en riesgo sus datos personales, para que se tomen medidas de precaución por parte de EM Abogados y del interesado.
Implementación:
EM Abogados, a través de su representante legal, adelantará medidas para garantizar que el tratamiento de datos cumpla con la normatividad vigente y con la presente política, lo que conlleva al uso de tecnologías y personal capacitado para asegurar la protección de los datos personales mediante un modelo de privacidad por diseño y por defecto:
Para ello, se establecerán procedimientos para cada etapa de recolección, almacenamiento, tratamiento, transferencia y eliminación de los datos. Así como la capacitación del personal responsable en materia de protección de datos y ciberseguridad.
El representante legal hará seguimiento al proceso de implementación y será el encargado de documentar el avance de forma periódica, así como certificar cuando la política se encuentre operando de forma integral.
Derechos de los titulares:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a: (i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Delegado de Protección de Datos:
El delegado encargado para velar por el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de protección de datos dentro EM Abogados será su representante legal, quien podrá ser contactado al correo electrónico: faverespinosa.emlegalservices@gmail.com
Procedimiento para el ejercicio del derecho de habeas data:
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, EM Abogados presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
- Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
- Medios para recibir respuesta a su solicitud,
- Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
- Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Em Abogados informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La entidad administrativa encargada de velar por el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, ante quien el titular podrá acudir cuando, una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación.